My "PAPERLESS ADMINISTRATION"

PAPERLESS ADMINISTRATION

1. INFORMASI DARI INTERNET

a) Definisi Paperless Administration

Administrasi berasal dari bahasa Latin Ad = intensif, dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi.

Administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap personal dalam suatu organisasi atau perkantoran. Proses administrasi formal terkait dengan aspek legal dan umumnya tertuang dalam dokumen dinas tertulis. Lalu lintas dokumen, surat, nota, atau memo dinas antar personal atau unit dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan effort yang juga semakin besar. Setiap personal atau unit yang menerima atau mengeluarkan dokumen harus melakukan verifikasi sesuai kewenangannya. Makin besar organisasi tersebut akan menyebabkan bottle-neck serta alur proses yang panjang sehingga waktu proses makin lama pula.Aplikasi teknologi informasi dengan mengacu pada prinsip administrasi pengelolaan dokumen yang umum, menghasilkan produk system informasi untuk solusi dalam administrasi ketatausahaan.

Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) :

1) Administrasi berasal dari bahasa Belanda : “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).

2) Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973) Aministrasi Paperless adalah proses kerjasama dengan mencapai tujuan tertentu dengan tanpa menggunakan kertas.

Paperless sendiri adalah kebijakan pengurangan kertas dalam kegiatan administrasi. Konsep Paperless adalah mengurangi pemakaian kertas bukan meniadakan pemakaian kertas sama sekali. Jadi jangan menerjemahkan Paperless = “Bebas Kertas”. Karena idealnya adalah hampir tidak mungkin untuk kantor tidak memakai kertas.

Administrasi berasal dari bahasa Belanda : “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).

Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973) Aministrasi Paperless adalah proses kerjasama dengan mencapai tujuan tertentu dengan tanpa menggunakan kertas.

Paperless adalah kebijakan pengurangan kertas dalam kegiatan administrasi

Sumber : http://www.geocities.com/bukukmhdi/bpo11.html

http://www.geocities.com/bukukmhdi/bpo11.html

b) Mengapa Paperless Administration Diperlukan?

Paperless merupakan suatu sistem yang diciptakan untuk menglelola sistem administrasi. Ide paperless office mulai mencuat pada akhir tahun 90-an. Filosofinya adalah menggunakan sesedikit mungkin kertas dan digitalisasi dokumen. Manfaatnya adalah meningkatkan produktivitas, hemat biaya, efisien tempat dan mengurangi dampak lingkungan.

Jargon paperless office memang sudah menggema beberapa tahun lalu. Sejak kemajuan di bidang teknologi informasi dan komputer, manusia mendapatkan alternatif lain dalam mengolah dan membaca berbagai dokumen. Paperless office merupakan suatu cita-cita untuk membiasakan diri mengolah dan membaca dokumen dalam bentuk digital, dengan kata lain mengurangi pemakaian kertas sebagai bahan pokok penulisan dokumen seperti sekarang.

Jadi paperrless administrasi diperlukan karena:

· Efisien waktu

· Manajemen dokumentasi lebih baik.

· Kenyamanan kerja lebih baik.

· Mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik.

· Manajemen lebih terkendali.

· Membaiknya citra organisasi.

Namun dalam perkembangannya ide ini kurang meluas. Manusia masih suka yang berbau analog walaupun dimana-mana dimanjakan dengan produk digital.

Hal ini mungkin dikarenakan oleh beberapa hal sebagai berikut:

· Penggunaan kertas sebagai media tulis lebih praktis dan dalam jumlah kecil hemat biaya.

· Proses digitalisasi membutuhkan skill tertentu.

· Tingkat kepercayaan publik kepada dokumen kertas lebih besar ini.

Pada dasarnya paperless office memiliki banyak manfaat selain ramah lingkungan karena tidak menambah sampah juga cukup membantu mengurangi tumpukan kertas di meja kerja atau belajar. Ditambah lagi dengan format digital itu penyebaran informasi menjadi lebih mudah dan cepat.

Kertas semakin mahal dan ketersediaan bahan baku kertas yang mengamcam kelestarian hutan seharusnya menjadi alasan yang kuat bagi kita untuk mempergencar kampanye penggunaan konsep paperless office ini. Tanda tangan dan fungsi pengawasan yang mengharuskan suatu surat bergerak dari satu meja ke meja yang lain sebelum keluar, saat ini memang masih mendominasi adminstrasi di pemerintahan kita maupun di lembaga-lembaga, namun demikian bukan berarti konsep itu tidak bisa kita gunakan. File sharing yang disediakan di OS Windows memungkinkan kita mengizinkan pihak lain untuk membuka, atau mengopi bahan yang tersimpan di hardisk kita. Dengan cara ini, pihak yang berkepentingan tidak perlu minta diantarkan suratnya, tapi cukup meminta file-nya dilepas, di-share sehingga bisa dibuka. Kalau ada lima meja untuk kontrol, maka semunya bisa punya akses ke file surat tersebut. Setelah semua menyetujui, barulah surat tersebut diprin, untuk selanjutnya dikirim via pos.

Sumber: http://www.riaupos.com/v2/content/view/1336/106/

http://dictionary.bnet.com

http://www.ebdesk.com/library/marketing/ebdesk-cp-indo.pdf

c) Bagaimana Menerapkan Paperless Administration Dalam Kegiatan Perkantoran

Paperless merupakan sebuah sistem yang diciptakan untuk mengelola sistem administrasi ketatausahaan di Lingkungan Biro PKLN

Sistem paperless ini sudah dikembangkan oleh bagian sistem informasi Biro PKLN. Sistem ini dibuat untuk memenuhi sasaran mutu bagian sistem informasi tahun 2008 dan menunjang sistem manajemen mutu ISO 9001-2000 di lingkungan biro PKLN. Selain hal tersebut sistem ini dibuat untuk menunjang proses administrasi ketatausahaan di lingkungan Biro PKLN.

Sistem ini adalah ujicoba untuk penerapan di semua unit Departemen Pendidikan Nasional dan Biro PKLN sebagai pionir untuk program ini. Akses paperless ini bisa diakses melalui http://paperless.depdiknas.org.

Didalam sistem tersebut mencakup:

1. Proses penugasan seorang Pejabat sampai dengan staff

2. Proses penelusuran disposisi surat

3. Penunjukan waktu deadline yang harus segera dilaksanakan oleh seorang pejabat atau staff

4. Hierarki persuratan dan kelengkapan lainnya secara komputer dan meminimalkan manual

5. Sistem online yang bisa diakses dimana saja secara efisien dan cepat

Hal-hal yang harus dipersiapan untuk Proses persiapan :

1. Perangkat : scanner, komputer, laptop

2. Daftar user/ pegawai : Nama, Foto, Loginpass

3. Modul Pelatihan

4. Contoh surat masuk

Di tempat kerja yang banyak sebagai komunikasi dan sebagai banyak prosedur mungkin telah komputerisasi.. Paperless kantor yang telah diperkirakan di tahun 1960-an. Terbaru luas ketersediaan e-mail, Internet, dan pengolahan kata, transfer file, dan intranet sistem berarti bahwa awal untuk menjadi yang dicapai untuk organisasi yang ingin mengejar itu. Di kantor yang benar-benar paperless, adalah dokumen penyimpanan pada komputer daripada di filing cabinets komunikasi tertulis dan tidak diedarkan di media cetak tetapi e-mail. Ini sangat tak dpt dicapai, karena kebanyakan orang masih lebih memilih untuk kertas salinan elektronik, terutama ketika berhadapan dengan membaca lebih dari satu halaman. Mendorong karyawan untuk memperketat penggunaan di atas kertas dapat membantu mencapai sasaran pengelolaan lingkungan, dan menyimpan informasi elektronik dapat mengakibatkan komunikasi efisiensi yang lebih besar, yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.

Ø Contoh Penggunaan Paperless

Memodifikasi sebuah kata benda:

· penagihan: Ini adalah pertama pemasok energi untuk menawarkan diskon tagihan paperless didukung dengan layanan pelanggan 24 jam.

· debet: Lain-lain akan mencakup perbaikan - Pengenalan e-penagihan untuk Dewan Nomor dan NNDR paperless dan debet langsung.

· kantor: Kami sekarang memiliki kantor paperless yang besar.

· quot: Thing asuransi kapal laut kami atau dua paperless quot operasi untuk menjaga dengan kebijakan.

· perdagangan: Saya khususnya yang terlibat dalam proyek untuk mengaktifkan paperless perdagangan instrumen pasar uang.

· transaksi: Tujuan dari memperkenalkan pajak adalah untuk menutup transaksi paperless berbagi kesepakatan.

http://prastowo.staff.ugm.ac.id/artikel/paperless-office.txt

Sumber:sundoropramuji.wordpress.com/2008/12/01/belajar-sistem-paperless/ , Kamis04 Desember 2008