" PERKANTORAN MAYA (VIRTUAL OFFICE) "

A. PENGERTIAN PERKANTORAN MAYA

Perkantoran Maya adalah suatu konsep yang mengenalkan pekerjaan kantor yang dilaksanakan secara virtual dengan jalan membangun suatu link antara pekerja yang satu dengan yang lainnya di tempat yang berbeda untuk menyelesaikan pekerjaan kantor, biasanya link-link ini saling berhubungan dengan memanfaatkan sistem komunikasi elektrik. Dengan memanfaatkan visual office maka pekerjaan tidak perlu dilaksanakan di kantor tetapi cukup dirumah atau di lokasi tertentu.

Secara umum Perkantoran Maya dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga dokumen yang dipergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hardcopy, melainkan dalam bentuk elektronik.

B. ALASAN ADANYA GAGASAN PERKANTORAN MAYA

Perkantoran Maya berkembang sekitar lima tahun lalu di Indonesia. Di Amerika, Perkantoran Maya pertama kali muncul pada 1964, ketika IBM melansir mesin komunikasi internal – eksternal perusahaan bernama MT (magnetic tape/selectic-typewriter), ditambah jaringan Internet yang semakin sempurna ketika itu. “ Virtual Office “ dapat diartikan dengan kantor yang ada di dunia maya, yaitu internet. Konsep itu dapat berbentuk seperti toko online.

Virtual Office muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah - pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal - hal yang sifatnya teleprocessing tumbuh pesat. Hal - hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota - kota besar mendorong tumbuhnya Virtual Office, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.

C. CARA MEMBUAT PERKANTORAN MAYA

Ø Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk membuat virtual office adalah sebagai berikut:

1. Membenahi infra-struktur pusat di mana meliputi sistem komputer yang terpercaya

2. Mengadakan training kepada sales forces dan menyedikan peralatan yang dibutuhkan seperti note book personal komputer dan modem

3. Merancang kembali keseluruhan sistem supaya dicapai hasil yang maksimal dan efisiensi lebih tinggi

Ø Selain itu pendukung daripada pembuatan Virtual Office adalah:

1. Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.

2. Ide, dapat disebarluaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus mennggu berkumpul terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang – ruang diskusi (board service).

3. Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stakeholder dapat dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.

http://today.ucf.edu/blog/2009/09/03/biometric-sensors-secure-virtual-offices-worldwide

http://indrasufian.blogspot.com/2007/09/kantor-maya-office-automation.html

http://www.chillibreeze.com/articles_various/virtual-offices.asp